1. Wie wij zijn
Waerborgh Adviesgroep B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij onze dienstverlening en het gebruik van onze website.
Planthofsweg 30, 7601 PK Almelo
info@waerborgh.nl · 0546 241 241
KvK 92342973
Deze verklaring geldt voor websitebezoekers, mensen die contact opnemen, klanten en andere betrokkenen bij onze dienstverlening.
2. Welke gegevens gebruiken we?
We gebruiken de gegevens die nodig zijn voor jouw vraag, opdracht of financiële product. Het kan gaan om:
- naam, contactgegevens, geboortedatum en gezinssituatie;
- werk, inkomen, vermogen, schulden en financiële wensen;
- woning-, hypotheek-, krediet-, verzekerings- en schadegegevens;
- identificatiegegevens, correspondentie, adviezen en gemaakte afspraken;
- technische gegevens, zoals IP-adres en browsergegevens.
We gebruiken een BSN alleen als daarvoor een wettelijke bevoegdheid bestaat. Gezondheidsgegevens kunnen nodig zijn voor de aanvraag of uitvoering van een verzekering. We verwerken deze alleen wanneer een toepasselijke wettelijke uitzondering dit toestaat, zoals de verzekeringsuitzondering in de Uitvoeringswet AVG, of op basis van uitdrukkelijke toestemming. Medische beoordeling is een taak van de medische dienst van de verzekeraar.
Voor gegevens over strafbare feiten gelden afzonderlijke wettelijke voorwaarden. We verwerken zulke gegevens alleen binnen een toepasselijke wettelijke uitzondering, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is om onze onderneming tegen strafbare feiten te beschermen of om een wettelijke controle uit te voeren.
Stuur gevoelige stukken alleen via een daarvoor met ons afgestemde verzendwijze. Voor een eerste contactvraag of afspraak zijn zulke stukken niet nodig.
3. Waarom gebruiken we gegevens?
We verwerken persoonsgegevens voor:
- Contact en dienstverlening: om op jouw verzoek een overeenkomst voor te bereiden en onze afspraken uit te voeren, zoals advies, bemiddeling en afgesproken beheer. Voor overige contactvragen gebruiken we ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden.
- Wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld dossierbewaring, administratie en identificatie- of cliëntenonderzoek, voor zover die verplichtingen op onze dienstverlening van toepassing zijn.
- Gerechtvaardigde belangen: om zakelijke contactpersonen te bedienen, systemen te beveiligen, misbruik tegen te gaan en klachten of juridische aanspraken te behandelen. We wegen daarbij jouw privacybelang mee.
- Commerciële berichten: op basis van toestemming of, waar de wet dat toestaat, ons gerechtvaardigde belang bij contact met bestaande klanten. Voor commerciële e-mails gelden daarnaast de wettelijke regels voor elektronische communicatie. Je kunt je eenvoudig afmelden.
Als we toestemming gebruiken, kun je die altijd intrekken. Dat verandert niets aan eerder rechtmatig gebruik.
Sommige gegevens zijn noodzakelijk voor onze opdracht of een wettelijke verplichting. Zonder die gegevens kunnen we bepaalde diensten mogelijk niet uitvoeren.
4. Bronnen en ontvangers
We ontvangen gegevens meestal van jou. Voor onze dienstverlening kunnen we ook gegevens ontvangen van bijvoorbeeld een medeaanvrager, productaanbieder, serviceprovider, werkgever, accountant, notaris of openbare bron.
We delen noodzakelijke gegevens met:
- banken, verzekeraars, kredietverstrekkers en serviceproviders;
- deskundigen die bij jouw opdracht betrokken zijn;
- leveranciers van klantbeheer, adviessoftware, administratie, communicatie, opslag en hosting;
- toezichthouders, overheden, geschilleninstanties en juridische adviseurs als daarvoor een rechtsgrond bestaat.
Leveranciers die namens ons gegevens verwerken, werken onder passende verwerkersafspraken. Banken, verzekeraars en andere zelfstandige ontvangers zijn verantwoordelijk voor hun eigen verwerking.
We verkopen geen persoonsgegevens.
5. Gegevens buiten de EER
Bij internationale leveranciers, zoals Microsoft en Cloudflare, kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden de wettelijke regels voor internationale doorgifte.
Een doorgifte kan plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse ontvangers. Waar dat niet van toepassing is, zijn passende waarborgen nodig, zoals de Europese standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende maatregelen.
Meer informatie vind je in de gegevensverwerkingsvoorwaarden van Cloudflare en het privacyaddendum van Microsoft. Je kunt ons vragen welke waarborgen voor een specifieke verwerking gelden en hoe je daarvan een kopie krijgt.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens per doel en categorie:
- Losse vragen en offertes zonder advies: tot de vraag is afgehandeld of het offertetraject is beëindigd. Daarna bewaren we alleen gegevens waarvoor nog een afzonderlijke, aantoonbare noodzaak bestaat.
- Adviesgegevens: ten minste vijf jaar vanaf het advies, voor zover de wettelijke adviesbewaarplicht geldt.
- Product- en beheergegevens: tijdens onze dienstverlening, voor zover daarvoor nodig. Daarna alleen zolang een wettelijke bewaarplicht of onderbouwde noodzaak voor het vaststellen of verdedigen van aanspraken bestaat. Daarbij betrekken we de aard van de opdracht en de toepasselijke klacht- en verjaringstermijnen.
- Wwft-cliëntenonderzoek: waar van toepassing vijf jaar na het wettelijke aanvangsmoment, doorgaans het einde van de zakelijke relatie.
- Fiscale administratie: volgens de toepasselijke fiscale bewaarplicht, doorgaans zeven jaar.
- Klachten en schades: tijdens de behandeling en daarna voor zover nodig voor wettelijke bewaring of samenhangende aanspraken, rekening houdend met de toepasselijke klacht- en verjaringstermijnen.
- Marketinggegevens: zolang we die rechtmatig voor dat doel gebruiken. Na afmelding kan een minimale registratie nodig blijven om je afmelding te respecteren.
- Technische logs: volgens de bewaartermijn van de gebruikte hosting- of beveiligingsdienst voor het onderzoeken van storingen en misbruik. Voor een concreet incident veiliggestelde gegevens kunnen worden bewaard tot het onderzoek, herstel en eventuele juridische afhandeling zijn afgerond.
Overbodige kopieën en tijdelijke stukken verwijderen we eerder. Stukken die nodig blijven om een advies te onderbouwen, vallen onder de bewaartermijn van dat dossier. Gegevens die niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we.
8. Jouw rechten
Afhankelijk van de wettelijke voorwaarden kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing.
Neem hiervoor contact op via info@waerborgh.nl. We informeren je in beginsel binnen één maand over de afhandeling. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; dat laten we binnen de eerste maand weten.
Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
De actuele versie van deze verklaring staat op onze website. Als de wet aanvullende informatie verlangt bij een wijziging, verstrekken we die.